Uznanie konferencji zależy od wielu składników. Czy osiągnie się zakładane rezultaty, zależy m.in. od tego jakie wybierzemy sale konferencyjne, jak ułożymy program oraz czy uczestnicy starannie przygotują się do tematu. Jeśli poszukujesz sali szkoleniowej czy też konferencyjnej, zobacz wynajem sali szkoleniowej. Sala konferencyjny muszą być przyzwoicie oświetlona oraz przewietrzana, aby uczestnicy nie zasypiali i byli aktywni. W wyposażeniu sali powinien odszukać się projektor, słuszna tablica (najodpowiedniej interaktywna). Program konferencji również powinien być porządnie ułożony, tak aby nie zmuszać uczestników do przesadnego wysiłku.
Powinny być przewidziane przerwy, w tym jedna dłuższa na ciepły posiłek. Najogromniejsze wymagania są oczywiście w stosunku do uczestników zebrania, bo od nich zależy czy wskazane cele pozostaną osiągnięte, np. czy dojdzie się do rozwiązania danego problemu. Uczestnicy wygłaszający referaty muszą się porządnie przygotowywać, prezentacje powinny być interesujące, zachęcające słuchaczy do zagłębienia się w danym zagadnieniu. Kilkudniowe konferencje mogą być przerywane przez zajęcia odprężające i integrujące robotników, np. paintball czy też inne gry zespołowe.
W oprzyrządowanie sal konferencyjnych ma obowiązek wchodzić sprzęt audiowizualny oraz dostęp do Internetu. Ważną rzeczą jest również oświetlenie sali tak, żeby uczestnik mógł bez kłopotu coś przeczytać lub też napisać. W trakcie tych czynności nie powinien tworzyć się cień bądź odblask. W sali powinna być także szansę powieszenia jakiś tablic, wykresów. Przydadzą się także rzutniki. Ważną rzeczą są również gniazda elektryczne i telefoniczne. Nowoczesne sale posiadają klimatyzację.
